Facebook-f
Linkedin-in

Arhivare fizica

Arhivare fizica
// despre acest serviciu

Ce presupune
arhivarea fizică

Arhivarea fizică este esențială pentru gestionarea eficientă a documentelor și reducerea spațiului de stocare, respectând cerințele legislative. Documentele unei companii sau instituții publice acumulează în timp, ocupând mult spațiu și devenind greu accesibile. Serviciile noastre de arhivare fizică te ajută să organizezi arhivele conform criteriilor legale, facilitând accesul pe niveluri de acces.

Arhivarea fizică implică gestionarea eficientă a arhivelor și depozitarea documentelor conform legislației.

Aceasta presupune:

  1. Organizarea arhivelor, sistematică și conformă cu legislația în vigoare
  2. Sortarea și conservarea documentelor, respectiv asigurarea păstrării în condiții optime
  3. Depozitare conformă, ce respectă toate cerințele legale
  4. Acces facil, prin simplificarea găsirii și utilizării documentelor
  5. Ergonomia spațiului, prin eliberarea și optimizarea spațiului de birou.
// avantajele arhivării fizice

Care sunt avantajele

  • Respectarea legislației, respectiv organizarea și păstrarea arhivelor în conformitate cu legile în vigoare
  • Conservare și depozitare, prin depozitarea documentelor în condiții stricte, asigurând conservarea pe termen lung
  • Accesibilitate, prin accesul rapid și facil la documente
  • Spațiu eficient, respectiv optimizarea și eliberarea spațiului de birou.

În cazul unei companii financiare care își arhivează fizic documentele contabile și rapoartele anuale, estimăm optimizarea spațiului de depozitare cu 40%. Aceasta asigură acces rapid la documentele necesare și respectarea cerințelor de audit, îmbunătățind eficiența operațională și reducând timpul de acces la informații critice.

În cazul unui institut de cercetare care arhivează fizic documentele de proiect și rapoartele de studiu, documentele sunt păstrate în condiții optime, facilitând accesul cercetătorilor la informații esențiale. Spațiul de stocare poate fi redus cu 50%, estimând o creștere a eficienței cu 30%, îmbunătățind gestionarea și accesul la datele de cercetare.

Oferim servicii de arhivare fizică adaptate nevoilor tale, incluzând pregătirea, selecția, organizarea, conservarea, depozitarea și scanarea documentelor:

  • Preluare arhivă, în condițiile agreate
  • Transport de la sediul tău la locația de scanare
  • Deplasare echipamente și operatori, la locația clientului
  • Pregătire pentru scanare: desfacere dosare, eliminare capse, ghilotinare margini
  • Refacerea dosarelor: după scanare, arhivăm documentele fizice.

Prin aceste servicii, îți asigurăm o arhivare fizică documente eficientă, respectând toate cerințele legale și optimizând accesul și gestionarea informațiilor esențiale.

 

// Ai nevoie de servicii de arhivare fizică?

Dorești mai multe detalii?

Contactează-ne
// clientii nostri

Ne-au acordat incredere

Emilia Clarke
Biblioteca Judeteana Arad,
Servicii oferite: Scanare colectie periodice vechi si conversie in format cautabil (OCR-izat)
"A fost un proiect important pentru noi si aveam nevoie de o firma care sa indeplineasca anumite standarde de calitate si deopotriva sa aiba preturi competitive. Am gasit la DOCSYS o echipa de profesionisti care ne-au oferit ceea ce ne doream, cu ajutorul celor mai noi tehnologii in domeniu cat si a know-how-ului. Promptitudinea si calitatea oamenilor de aici a fost un alt aspect pe care l-am apreciat si care ne face sa-i recomandam cu incredere."
Emilia Clarke
Muzeul National de Istorie a Romaniei,
Servicii oferite: Scanare carte veche si arhivare pe microfilm color
"Digitizarea si arhivarea pe microfilm color a cartilor vechi si a hartilor reprezinta cel mai bun mod prin care putem transmite peste generatii, cultura si istoria romanilor. Sunt documente rare, de patrimoniu, afectate de timp, iar faptul ca le avem acum pe microfilm color in siguranta pentru cateva sute de ani, este un lucru extraordinar. Pentru aceasta actiune importanta am ales sa lucram cu DOCSYS, un pionier al microfilmarii in Romania si un vechi colaborator al Muzeul National de Istorie a Romaniei."