FAQs
Răspunsuri la cele mai frecvente întrebări
In companii din diferite domenii de activitate, in institutii, muzee sau diferite organizatii, unde informatia circula prin intermediul documentelor, arhivarea electronica este modul prin care se reduce semnificativ o buna parte din timpul de lucru alocat manevrarii documentelor si in acelasi timp, se faciliteaza accesul la informatia dorita.
In plus, se previne deteriorarea documentelor importante. De exemplu, intr-o companie statele de salarii trebuie pastrate 50 de ani, conform legii. In format fizic exista sanse mari sa se deterioreze, insa in format digital acest risc practic se elimina.
Deci, arhivarea electronica este pentru orice companie/ institutie/ organizatie care se bazeaza pe documente pentru a transmite/ pastra informatii importante si are nevoie sa gestioneze eficient aceste documente – sa le acceseze oricand, rapid, din diferite sedii/ birouri.
- Documente financiar-contabile (state salarii, borderouri, fise, registre, jurnale, facturi, note de receptie si constatare diferente, bonuri de predare, transfer, restituire, dispozitii de livrare, chitante, extrase de cont etc.)
- Documente de personal (contracte de munca, acte de studii, declaratii privind protectia muncii, minuta de informare/angajare, fise medicina muncii, fise post, deciziile de suspendare, deciziile cu privire la contractul de munca, adeverinte salariat, alte cereri etc.)
- Proiecte si planuri, formate mari (planuri arhitecturale, planuri de casa, caiete de sarcini etc.);
- Carti vechi, documente legate (documente istorice etc.);
- Dosare medicale, fise de pacient, analize etc;
- Contracte, alte documente juridice si comerciale.
- Cresterea productivitatii angajatilor, eliminand timpul de cautare a documentelor
- Cresterea satisfactia angajatilor, prin asigurarea timpului pentru activitatile care conteaza
- Reducerea spatiul necesar stocarii documentelor si eliberarea spatiilor din birouri/sedii
- Reducerea costurilor cu depozitarea dosarelor si documentelor;
- Automatizarea procesele interne si optimizarea activitatii in department/companie, asigurand acces rapid la informatie din orice locatie;
- Eliminarea riscului de deteriorare a documentelor, respectiv pierdere a informatiilor importante.
2. Scanarea cu echipamente performante si captura datelor din unitati arhivistice. O unitate arhivistica este un element component al unui fond sau unei colectii arhivistice, care se individualizeaza prin continutul si forma sa si care ocupa o pozitie distincta in instrumentul de evidenta a fondului sau colectiei. Iar fondul arhivistic reprezinta totalitatea documentelor create pe parcursul activitatii sau existentei persoanelor juridice sau fizice, indiferent de suport.
3. Indexarea informatiei care a fost scanata si preluata electronic (dupa cuvinte cheie sau continut)
4. Stocarea si arhivarea informatiilor intr-un mediu electronic, in conditii perfecte de securitate si usor de accesat.
5. Training initial (si suport 1 an de zile) pentru utilizarea sistemului de management al documentelor electronice.
Conform OMFP 2634/2015, articol 36:
“Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.”
Documentele financiar contabile pot fi arhivate si de catre operatori economici autorizati pentru prestarea de servicii arhivistice.
Conform OMFP 2634/2015, articolul 37:
“Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.”
Arhivarea documentelor, fie că este fizică, electronică sau pe microfilm, oferă numeroase avantaje concrete pentru companii.
În primul rând, arhivarea fizică asigură păstrarea documentelor în condiții sigure, organizate în dosare și depozitate în spații adecvate. Acest tip de arhivare este esențial pentru documentele care trebuie păstrate în original și pentru perioade lungi de timp, conform reglementărilor legale.
Arhivarea electronică transformă documentele fizice în fișiere digitale, organizate pentru a fi ușor de accesat și gestionat pe computere. Acest proces optimizează managementul documentelor, reducând semnificativ timpul necesar pentru căutare și manipulare. Documentele digitale pot fi accesate rapid din diferite locații, facilitând colaborarea și comunicarea în cadrul companiei. De asemenea, arhivarea electronică protejează documentele împotriva deteriorării și pierderii, asigurând totodată conformitatea cu cerințele legale de păstrare pe termen lung.
Arhivarea pe microfilm oferă o soluție durabilă și sigură pentru păstrarea pe termen lung a documentelor critice.
Microfilmul este rezistent la deteriorare și oferă o durată de viață foarte lungă, fiind ideal pentru arhivarea documentelor istorice sau a celor care trebuie păstrate pentru zeci de ani. Microfilmarea documentelor reduce spațiul necesar pentru stocare și oferă o copie permanentă care poate fi utilizată în caz de necesitate. Prin combinarea acestor metode de arhivare, companiile pot asigura o gestionare eficientă a documentelor, protejarea datelor importante și accesul rapid la informații.
Astfel, arhivarea documentelor sprijină continuitatea afacerii, îmbunătățește productivitatea și asigură conformitatea cu reglementările legale.
Procedura arhivării fizice a documentelor implică mai multe etape esențiale pentru asigurarea organizării, accesibilității și protecției acestora. Iată pașii principali pentru o arhivare fizică eficientă:
1. Colectarea documentelor:
- Identificarea și colectarea tuturor documentelor care urmează să fie arhivate.
- Asigurarea că documentele sunt complete și în stare bună pentru arhivare.
2. Sortarea și clasificarea:
- Sortarea documentelor pe categorii, cum ar fi tipul de document, departamentul de origine, data sau orice alt criteriu relevant.
- Clasificarea documentelor pentru a facilita identificarea și accesul ulterior.
3. Etichetarea:
- Etichetarea fiecărui document sau dosar cu informații relevante, cum ar fi titlul documentului, data, numărul de referință și alte detalii importante.
- Utilizarea etichetelor clare și precise pentru a ușura căutarea și identificarea documentelor.
4. Organizarea în dosare și cutii:
- Plasarea documentelor în dosare sau plicuri corespunzătoare, asigurându-se că sunt protejate împotriva deteriorării.
- Gruparea dosarelor în cutii de arhivă etichetate și organizate pe categorii.
5. Depozitarea: - Depozitarea cutiilor de arhivă într-un spațiu adecvat, cum ar fi un depozit de arhivă sau o cameră de arhivare. - Asigurarea că spațiul de depozitare este curat, uscat, bine ventilat și protejat împotriva incendiilor, inundațiilor și altor pericole.
6. Catalogarea și indexarea: - Crearea unui sistem de catalogare și indexare a documentelor pentru a facilita accesul rapid și eficient la acestea. - Utilizarea unui registru de arhivă sau a unui software de gestionare a arhivelor pentru a înregistra locația fiecărui document.
7. Acces și mentenanță:
- Stabilirea unor proceduri clare pentru accesul la arhive, inclusiv cine poate accesa documentele și cum pot fi acestea împrumutate și returnate.
- Verificarea periodică a stării documentelor și a spațiului de depozitare pentru a asigura integritatea și securitatea arhivei.
8. Eliminarea documentelor:
- Stabilirea unei politici de retenție a documentelor pentru a decide cât timp trebuie păstrate anumite documente.
- Eliminarea în siguranță a documentelor care nu mai sunt necesare, respectând reglementările legale și procedurile de confidențialitate.
Prin urmarea acestor pași, companiile și organizațiile pot asigura o arhivare fizică eficientă, care protejează documentele importante și facilitează accesul la informații atunci când este necesar.
Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică a fost actualizată prin diverse reglementări și ordine pentru a se adapta la noile cerințe tehnologice și de securitate.
Iată câteva dintre actualizările importante pentru companii și instituții:
1. Ordinul nr. 20.717 din 9 mai 2024 :
- Acest ordin aprobă normele tehnice privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică și avizarea sistemelor electronice de arhivare. Se pune un accent deosebit pe măsurile de securitate și conservare necesare pentru protejarea documentelor digitale.
2. Normele tehnice și metodologice :
- Acestea stipulează că orice modificare a procedurilor de securitate și conservare trebuie notificată autorităților de reglementare cu cel puțin 10 zile înainte de implementare. În cazuri de urgență, modificările pot fi efectuate imediat, dar trebuie comunicate autorităților în termen de 24 de ore.
3. Reglementările privind arhivarea documentelor clasificate :
- Conform actualizărilor, arhivarea documentelor clasificate și accesul la acestea trebuie realizate cu respectarea Legii nr. 182/2002 și a Standardelor naționale de protecție a informațiilor clasificate. Administratorii trebuie să dețină certificate de securitate pentru nivelul de clasificare a informațiilor stocate.
4. Regulile privind accesul și securitatea datelor :
- Sistemele de administrare a documentelor electronice trebuie să genereze automat o evidență de auditare, înregistrând toate acțiunile asupra unui document din momentul înregistrării până la distrugerea sau transferul acestuia către Arhivele Naționale.
5. Politica de securitate a informațiilor clasificate :
- Administratorii de arhive electronice trebuie să comunice periodic autorităților de reglementare informații privind procedurile de securitate utilizate și să respecte măsurile de protecție a informațiilor clasificate, similare celor pentru documentele pe suport hârtie.
Aceste actualizări asigură că arhivarea documentelor se realizează în condiții de maximă securitate și conformitate, protejând datele sensibile și facilitând accesul și gestionarea eficientă a acestora pentru companii și instituții.
Conform legislației în vigoare, perioadele de arhivare pentru diferite tipuri de documente în cadrul unei companii sunt stabilite pentru a asigura conformitatea și protecția informațiilor.
Iată principalele termene de păstrare, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și altor reglementări relevante:
1. Statele de salarii: 50 de ani. Aceste documente trebuie păstrate pe termen lung pentru a respecta reglementările legale și pentru a asigura accesul la informațiile necesare în cazul unor verificări ulterioare;
2. Registrele de contabilitate și documentele justificative: 10 ani. Aceasta include registrele contabile obligatorii și documentele care stau la baza înregistrărilor contabile, cum ar fi facturile, declarațiile fiscale și registrele jurnal;
3. Documentele financiar-contabile: 5 ani. Printre acestea se numără notele de recepție, bonurile de predare/transfer/consum, dispozițiile de livrare, fișele de magazie, chitanțele și deconturile de cheltuieli;
4. Contractele cu furnizorii: 10 ani de la data încetării lor. Aceasta include toate documentele relevante pentru relațiile comerciale și tranzacțiile cu furnizorii;
5. Documentele de personal: minim 70 de ani de la data lichidării firmei. Aceasta include documentele care atestă activitatea și drepturile angajaților, fiind esențiale pentru verificări ulterioare și pentru drepturile de pensie ale acestora; Respectarea acestor termene de arhivare este esențială pentru a asigura conformitatea cu legislația și pentru a proteja compania în cazul unor verificări sau litigii.
Este recomandat ca firmele să colaboreze cu servicii de arhivare specializate pentru a asigura păstrarea corectă și securizată a documentelor pe termen lung.
Iti stam la dispozitie!
